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Accès organisateur Créer mon événement

Vos bénévoles inscrits, planifiés et prévenus, sans tableur.

Créneaux, plannings et emails pour les événements qui tournent grâce à leurs bénévoles.

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La première édition est gratuite et complète, sans carte bancaire. Votre espace est ouvert dès l'inscription.

Au départ, un outil pour notre festival

Je m'appelle Raphaël, je suis développeur web et je fais partie de l'équipe qui organise le festival Phare Ouest'Ival. Les bénévoles s'y géraient comme dans beaucoup d'associations : dans un tableur partagé.

Au printemps 2026, j'ai écrit l'outil qui nous manquait. Un formulaire où chacun choisit ses créneaux, avec les places comptées. Une alerte quand un créneau tombe pendant un concert qu'on voulait voir. Des plannings à imprimer. C'est lui qui a géré les inscriptions de l'édition 2026 : 83 bénévoles, 189 créneaux.

Bénévènement, c'est ce même outil, rendu réglable pour servir à d'autres événements que le nôtre. C'est moi qui le développe, et c'est moi qui vous réponds si vous m'écrivez.

Portrait en noir et blanc de Raphaël, souriant, avec des lunettes.
Raphaël, développeur de Bénévènement

À quoi ça ressemble

Des captures de l'application, prises sur un événement de démonstration aux noms inventés.

Formulaire d'inscription bénévole à l'étape du choix des créneaux : deux créneaux du vendredi, l'un avec une place restante sur quatre, l'autre avec quatre places, et un bouton « Créneau aléatoire ».
Le formulaire bénévole Les places restantes, créneau par créneau, au moment où on choisit.
Écran « Remplissage » de l'administration, avec la navigation latérale : vue d'ensemble du remplissage par phase (montage, festival, démontage), puis pour chaque phase le tableau des créneaux par poste avec inscrits et barre de progression.
Le suivi du remplissage Les postes et les créneaux qui manquent encore de bras.
Planning imprimable : pour chaque poste, le responsable et son téléphone, puis les créneaux avec les bénévoles inscrits ou la mention « non pourvu ».
Le planning imprimable Par poste, avec son responsable. La feuille qui part au PC sécurité.

Ce que fait l'outil

De l'inscription au planning affiché le jour J, tout part de la même liste. Plus de recopie entre les mails, le tableur et la feuille imprimée.

  • Inscription en ligne, places comptées

    Un formulaire public où chacun choisit ses créneaux, avec les places restantes affichées en temps réel. Une même personne ne peut pas prendre deux créneaux qui se chevauchent : c'est vérifié dès l'inscription.

  • Conflits avec la programmation

    Si vous saisissez votre programme, l'outil vous signale le bénévole placé au bar pendant le concert, la course ou la conférence qu'il voulait voir. Sans programme, le module se désactive.

  • Plannings imprimables

    Un planning par poste, jour par jour, avec le nom et le téléphone du responsable. C'est la feuille qu'on affiche au PC sécurité et qu'on distribue aux équipes.

  • Emails groupés

    Chaque bénévole reçoit le récapitulatif de ses créneaux en s'inscrivant. Ensuite, vous écrivez à tout le monde, à une sélection ou à un poste entier, avec le prénom de chacun.

  • D'une édition à l'autre

    L'édition suivante se crée en un formulaire : postes, responsables, phases et créneaux sont repris, les dates décalées d'un coup, la programmation recopiée si vous voulez. Pour un événement annuel, c'est là qu'on gagne le plus de temps.

  • Votre formulaire, à votre image

    Ajoutez vos propres questions (régime alimentaire, numéro de licence, jours de présence…), renommez les phases, mettez votre logo et vos couleurs. Vos bénévoles reconnaissent votre événement en ouvrant le lien.

  • Un accès par personne

    Administrateur, responsable de poste ou lecture seule. Un responsable ne voit que son poste et n'écrit qu'à ses bénévoles. Plus besoin de faire circuler le mot de passe de l'asso.

  • Les données des bénévoles protégées

    Hébergées dans l'Union européenne, séparées d'un événement à l'autre, exportables et supprimables. Le fichier de contacts arrête de circuler en pièce jointe.

Pas seulement les festivals

Un poste, un créneau, un nombre de places et quelqu'un pour le tenir : c'est la même chose partout. Les mots, eux, s'adaptent. Si vous organisez une course, l'interface ne vous parlera pas de concerts.

Ça fonctionne aussi pour les événements sportifs, les fêtes de village, les congrès et les rencontres.

Les questions qu'on me pose

Une autre question ? Écrivez-moi.

Combien coûte l’outil ?

Votre première édition est gratuite et complète, sans carte bancaire : toutes les fonctionnalités, sans limite de bénévoles ni de durée. Les éditions suivantes se paient à l'unité, jamais au mois (c'est comme ça que les associations font leur budget), selon trois paliers liés au nombre de bénévoles, de 99 à 399 € l'édition.

Voir les tarifs →

Comment commence-t-on ?

Vous créez votre espace en ligne, en deux minutes et sans validation à attendre : le nom de votre événement, l'adresse publique de sa page d'inscription, votre email. Vous arrivez directement dans votre espace, vous y créez vos postes et vos créneaux, puis vous envoyez le lien à vos bénévoles.

Les bénévoles doivent-ils créer un compte ?

Non. Ils ouvrent un lien, choisissent leurs créneaux dans un formulaire et reçoivent une confirmation par email. Rien à installer, aucun mot de passe. Seuls les organisateurs ont un accès protégé.

Est-ce que ça marche pour un événement qui n’est pas un festival ?

Oui. Un poste, un créneau, un nombre de places et quelqu'un pour le tenir : c'est la même chose pour une course, un salon, un forum des associations ou une fête locale. Les phases (avant, pendant, après), les libellés et le module de programmation s'adaptent à votre événement. Si vous n'organisez pas un festival, vous ne verrez pas de vocabulaire de festival.

Peut-on ajouter nos propres questions au formulaire ?

Oui. En plus des coordonnées, vous ajoutez les champs dont vous avez besoin : texte court, texte long, choix unique, choix multiple (jours de présence, compétences…) ou case oui/non. Vous décidez lesquels sont obligatoires. Les réponses apparaissent dans la fiche du bénévole et dans l'export CSV.

Combien de bénévoles peut-on gérer ?

L'outil a été écrit pour un festival de plus de quatre-vingts bénévoles et près de deux cents créneaux, et il tient à cette échelle. Honnêtement, en dessous d'une trentaine de bénévoles, un tableur suffit. L'outil devient utile quand les inscriptions arrivent par plusieurs canaux et que les plannings bougent.

Peut-on imprimer les plannings ?

Oui : un planning par poste, créneau par créneau, avec les noms et téléphones des bénévoles et de leur responsable. C'était prévu dès le départ, parce que sur le terrain, la feuille papier reste ce qu'il y a de plus fiable, surtout au PC sécurité ou sur un parcours où le réseau ne passe pas.

Faut-il une connexion internet sur place ?

Pour consulter ou modifier les affectations, oui : c'est une application web. C'est justement pour ça que les plannings s'impriment. Le jour J, l'organisation doit tenir même sans réseau.

Peut-on reprendre l’organisation de l’année dernière ?

Oui, depuis votre espace, en un formulaire : postes, responsables, phases, lieux et créneaux sont repris, les dates décalées d'après le premier jour de la nouvelle édition, et la programmation recopiée si vous le souhaitez. Vous pouvez aussi repartir de zéro. Les bénévoles, eux, ne sont jamais recopiés : une inscription vaut pour une édition, et la reconduire reviendrait à engager des gens sans leur demander.

Que deviennent les données des bénévoles ?

Elles sont hébergées dans l'Union européenne, séparées par événement, et appartiennent à votre organisation : vous pouvez les exporter et les supprimer. Le but, c'est que le fichier de contacts arrête de circuler en pièce jointe.

Essayez-le sur votre prochaine édition

Vous créez votre espace, vous saisissez vos postes et vos créneaux, puis vous envoyez le lien à vos bénévoles. Il n'y a ni liste d'attente ni rendez-vous commercial. Si l'outil ne vous convient pas, vous n'aurez rien payé ni signé.

Créer mon événement Poser une question

Première édition gratuite, sans carte bancaire (tarifs des suivantes). Les données de vos bénévoles restent les vôtres, hébergées dans l'Union européenne (détail du traitement).

Si vous hésitez, écrivez-moi à bonjour@benevenement.fr en me décrivant votre événement. Je vous dirai franchement si l'outil vous convient.
Raphaël