Gérer les bénévoles d'un festival

Trois phases, trois logiques

Le montage réclame des bras disponibles en semaine, souvent les mêmes cinq personnes. Le festival réclame du monde par créneaux de quatre heures sur des postes qui n'existent pas le reste de l'année. Le démontage réclame les courageux du dimanche matin, et c'est toujours là qu'il manque la moitié de l'équipe.

Un tableur oblige à mélanger ces trois logiques dans une seule grille. L'outil les sépare : chaque phase a ses postes et ses créneaux, mais un bénévole reste une seule fiche, avec l'ensemble de ses engagements sur le week-end.

Le conflit que personne ne voit venir

Un bénévole s'inscrit au bar samedi 21h. À la sortie de la programmation, il découvre que la tête d'affiche joue à 21h30. Il ne dira rien, il viendra quand même. Et l'année suivante, il ne reviendra pas.

Un outil de planning ordinaire ne connaît pas la programmation, il ne peut donc pas vous prévenir. Ici, les concerts sont saisis avec leurs horaires et leur scène : l'outil signale les bénévoles affectés pendant un concert dès l'affectation. Vous décidez en connaissance de cause, bien avant la veille du festival.

Ce que ça change concrètement

• Les inscriptions arrivent au bon endroit. Un formulaire public où chacun voit les créneaux restants. Plus de réponses par mail à recopier, ni de poste à trois personnes pendant qu'un autre est vide.
• Personne ne peut s'inscrire à deux endroits en même temps. Les chevauchements sont refusés dès l'inscription. Vous ne les découvrez plus au briefing.
• Le PC sécurité a une feuille à jour. Un planning imprimable par poste, créneau par créneau, avec le responsable et son téléphone. Plus besoin de remettre en forme un export de tableur.
• Chacun reçoit son propre planning. Récapitulatif individuel par email, et message à un poste entier quand l'horaire d'un créneau bouge.
• Le fichier des bénévoles cesse de circuler. Noms, téléphones et emails restent dans l'outil, séparés par édition, exportables et supprimables, au lieu de dormir en pièce jointe dans six boîtes mail.

D'une édition à l'autre

Un festival annuel refait chaque année les mêmes postes, les mêmes créneaux et souvent les mêmes responsables. L'édition suivante se crée en un formulaire, à partir de celle-ci : postes, responsables, phases et créneaux repris, dates décalées d'un coup, programmation recopiée ou non (les artistes changent, les scènes restent). Vous ajustez ensuite. Les phases restent à votre main : montage, festival, démontage par défaut, renommables et réordonnables.