Modèle de planning des bénévoles

Ce que contient le fichier

• Un onglet « Créneaux ». Une ligne par créneau à pourvoir : poste, jour, horaires, nombre de places, responsable et son téléphone. Les colonnes « Inscrits » et « Restantes » se calculent seules. Un créneau complet passe au vert, un créneau en surnombre au rouge.
• Un onglet « Inscriptions ». Une ligne par bénévole et par créneau. Vous choisissez le code du créneau dans une liste, le poste, le jour et les horaires se remplissent.
• Les chevauchements signalés. Si une même personne est inscrite sur deux créneaux qui se recouvrent le même jour, les deux lignes le disent.
• Un mode d'emploi en premier onglet, et quelques lignes d'exemple à effacer.

Comment s'en servir

1. Listez d'abord tous les créneaux, avant d'ouvrir les inscriptions. Un code court par créneau (C01, C02…) suffit : c'est lui qu'on choisit ensuite dans la liste.
2. À chaque réponse reçue, ajoutez une ligne par créneau choisi dans l'onglet « Inscriptions ». Un bénévole qui prend trois créneaux occupe trois lignes.
3. Surveillez la colonne « Restantes » pour savoir où relancer. Un rouge veut dire qu'il faut déplacer quelqu'un.
4. Pour la feuille d'un poste, filtrez la colonne « Poste » des inscriptions puis imprimez. Les pages sont réglées en paysage, sur la largeur d'une feuille A4.

Un créneau qui passe minuit se saisit en deux lignes, une par jour. Le tableur compare les horaires d'une même journée.

Quand le tableur ne suffit plus

Pour une kermesse ou une journée portes ouvertes avec une quinzaine de bénévoles, ce fichier fait très bien l'affaire. Les difficultés arrivent avec le nombre.

• Chaque inscription se recopie à la main. Les réponses arrivent par mail, par SMS ou sur un formulaire, et quelqu'un les reporte dans le fichier. Les bénévoles ne voient pas les places restantes au moment de choisir.
• Plusieurs personnes, plusieurs versions. Dès que le fichier circule en pièce jointe, chacun corrige sa copie. Un tableur partagé en ligne règle ce point, mais tout le monde y voit alors les coordonnées de tout le monde.
• Les messages partent d'ailleurs. Prévenir chaque bénévole de ses créneaux, puis le poste du bar quand un horaire change, c'est autant de mails écrits à la main.

Bénévènement reprend la même logique (postes, créneaux, places comptées) avec un formulaire d'inscription en ligne pour les bénévoles, des plannings par poste prêts à imprimer et les emails groupés. Il y a le détail des fonctionnalités et des pages pour un festival, une course ou un trail et un salon ou un forum.